I - ARTIKEL
KEMAHIRAN KOMUNIKASI
DEFINISI DAN PROSES
KOMUNIKASI - Pemindahan maklumat daripada seseorang, kumpulan dan organisasi (penghantar)kepada seseorang, kumpulan dan organisasi (penerima) yang lain melalui media tertentu.
3 PRINSIP KOMUNIKASI
Melibatkan sekurang-kurangnya 2 orang
Tidak semestinya percakapan tetapi penghantaran mesej dan menerimamesej
Tidak dapat dikawal seperti perbezaan budaya
7 PROSES
PENGHANTAR @ PENGIRIM
Orang yang mula mencetuskan idea untuk berkomunikasi dengan orang
Penghantar menterjemah & memahami maksud maklumat yang dihantarkepada penerima.
Penerima menyimpulkan maklumat menjadi gerakan anggota badan yangmenerangkan idea @konsepnya.
MESEJ
Maklumat dalam bentuk lisan untuk menyampaikan maksud kepadapenerima.
Dihantar melalui media @ saluran tertentu.
PENERIMA
Orang yang menerima maklumat daripada penghantar.
4 peranan penerima:
•Rasa
– sedar bahawa beliau menerima mesej daripada sesorang.
•Menginterprestasikan maklumat
– memahami makna dan tujuanpenghantaran mesej.
•Menilai maklumat
– memikir sama ada perlu atau tidak bertindakbalas kepada mesej yang diterima.
•Tindak balas penerima
– menjawab mesej yang diterima,mendiamkan diri @ serahkan pada orang lain untuk bertindak.
DEKOD @PENTAFSIF KOD
Proses mentafsir @ menterjemah maklumat yang diterima daripadapenghantar kepada maklumat yang difahami oleh penerima.
MAKLUM BALAS
Tindak balas yang dihantar oleh penerima kepada penghantar setelahmentafsir maklumat yang telah diterima.
Arahan
•Suruhan
•Soalan
•Jawapan
•Penjelasan
Bukan arahan
•Mimik muka
•Nada suara
•Air muka
•simbolik
GANGGUAN
Perkara yang mengganggu roses komunikasi sama ada diperingkatpenghantar, enkod, mesej, penerima @ dekod.
BENTUK KOMUNIKASI
(A) BENTUK
MENEGAK
Pertukaram maklumat antara peringkat dengan peringkat dalam organisasi
Objektif utama komunikasi menegak digunakan dalam organisasi:
•Menggalakkan penglibatan sebarapa banyak ahli organisasi
•Memberi peluang kepada pengurusan atasan mendapatkan maklumatpenting daripada pekerja
MENDATAR
Pertukaran maklumat secara bebas dalam organisasi.
Kebaikan:
•Meningkatkan kerjasama, saling percaya & komunikasi yang berkesandi kalangan pekerja
•Penumpuan perkara yang tidak dipersetujui dari aspek idea bukanperibadi seseorang
•Kebanyakan tindakan & keputusan memberi kesan kepada kebolehanorang lain melaksanakan kerja
Objektif:
•Menyelarakan kerja, berkongsi maklumat demi kepentingan organisasi
•Menyelesaikan masalah @ konflik secara berkumpulan
MELINTANG
Pertukaran maklumat tidak formal
(B) KOMUNIKASI SEHALA
Proses komunikasi yang tidak memerlukan maklum balas dari penerima kepadapenghantar.
DARI ATAS KEBAWAH
Pengaliran maklumat dari peringkat atasan ke satu @ lebih peringkat yanglebih rendah dalam sesebuah organisasi.
Kegunaan:
•Mendeligasikan visi, misi dan objektif
•Menilai pekerja
•Menerangkan polisi
•Member arahan
DARI BAWAH KE ATAS
Pengaliran maklumat dari satu peringkat bawahan kepada satu @ lebihperingkat yang lebih tinggi dalam sesebuah organisasi.
Masalah
•Maklumat melalui beberapa peringkat
•Persaingan antara maklumat wujud sebelum sampai kepada ketua
•Kurang kepercayaan ketua terhadap pekerja bawahan
Kegunaan
•Membuat laporan
•Menyelesaikan masalah
•Memberi idea/cadangan
•Meluahkan masalah
•Menyampaikan maklumat
Manfaat
•Syarikat
Sebagai ujian kepada pekerja bawahan dalam menerima mesej
•Pekerja
Dihargai kerana diberi peluang
(C) KOMUNIKASI DUA HALA
Proses komunikasi yang melibatkan maklum balas daripada penerima kepadapenghantar
KOMUNIKASI LISAN DAN BUKAN LISAN
(A) KOMUNIKASI LISAN
Proses komunikasi yang menggunakan percakapan untuk menyampaikanmaklumat kepada penerima.
Faktor peningakatan pemahaman komunikasi:
KESEDARAN
Pemahaman tentang sesuatu konsep
PENGUKURAN
Tingkah laku yang selaras dengan tujuan komunikasi
MAKLUM BALAS
Respon/ tanda-tanda penerimaan mesej serta pamahamannya
KEBAIKAN
Mesej boleh melalui saluran komunikasidengan cepat
Alat bantuan komunikasi bolehdigunakan
KEBURUKAN
Penghantar yang tidak memepunyai komunikasi yang baik susah menyampaikan mesej
Tiada rekod kekal keran bentuk tidaknyata
KOMUNIKASI BUKAN LISAN
Tingkah laku manusia: pergerakan badan, intonasi @ penekanan perkataan.
Unsur fizikal: rekabentuk bangunan, kelengkapan & perhiasan pejabat
KEBAIKAN
Mesej boleh dipindah sehingga mencapai persetujuan antara penghantar & penerima
Mesej boleh disesuaikan dengan bakal penerima
Tiada had penerima maklumat sepertisurat khabar
Dalam bentuk yang tetap & disimpanlama
Boleh dihantar kepada penerima dimana penghantar tidak boleh sampai
Mesej tidak berubah
KEBURUKAN
Penghantar tidak mempunyai kawalan terhadap mesej yang dihantar & tidakboleh menentukan pembacanya
Penerima mungkin membaca @menerima pada waktu yang salah
Penerima mungkin membuang & tidakmembaca
Maklum balas tidak segara
Penerima memahami sebahagian mesej
Mesej yang dihantar mampu menerangkan penerima
(B) KOMUNIKASI LISAN
Jenis komunikasi lisan
PERBINCANGAN
Proses mencari penyelesaian
UCAPAN
Cara penyampaian secara lisan melalui ceramah, pidato, @ pembacaanlaporan bertulis di hadapan sekumulan pendengar
PEMBENTANGAN
Slaid
•Negatif filem yang diambil dengan kamera 35 mmFilem
•Rangkaian gambar dalam pita arakamanLCD
•Paparan pada skrin sama ada warna @ hitam putih yang dicetak di ataskertas telusPita rakaman
•Kaedah merakam suara tanpa sebarang soal jawabGrafik
•Penggunaan bentuk termudah seperti carta dalam pembentangan Telekonferens
•Siaran lansung
MESYUARAT
Pertemuan antara dua @ lebih orang untuk membuat perancangan,berkongsi maklumat, membuat keputusan & mencari jalan untukmenyelesaikan masalah dalam jangka pendek @ panjang
•Faedah
-Ahlinya daripada latar belakang yang berbeza
-Banyak pendapat
-Perancangan melibatkan pekerja dapat dijalankan
-Pastikan semua yang terlibat memahami sesuatu
•Langkah-langkah mesyuarat
-Semak tarikh, masa, tempat & agenda
-Memberi @ mendengar cadangan
-Catat & analisis hasil masyuarat untuk tindakan lanjut
•Senarai semak mesyuarat
-Tujuan mesyuarat
-Ahli yang menghadiri
-Agenda mesyuarat
-Persediaan tempat
-Setiausaha yang merekod
PERBUALAN TELEFON
Garis panduan menggunakan telefon
•Bercakap dengan jelas
•Perkataan diyatakan dengan penuh yakin
•Nada suara yang munasabah
•Behasa perlu diketahui umumButiran dalam memo telefon
•Nama pemanggil & penerima
•Alamat @ tempat asal pemanggil
•Nombor telefon pemanggil
•Catatan/ mesej
•Tarikh
•Masa
(B) KOMUNIKASI BERTULIS
Proses komunikasi yang tidak menggunakan percakapan tetapi menggunakantulisan untuk menyampaikan maklumat kepada penerima
Jenis komunikasi bertulis
•MEMORANDUM
Alat komunikasi bertulis tidak rasmi antara jabatan dalam sesebuahorganisasi & tidak digunakan untuk memberikan maklumat kepada oranglain di luar organisasi
•SURAT-MENYURAT
Proses penulisan dengan satu tujuan tertentu sama ada secara rasmi @tidak.Perkara yang perlu bagi penulisan surat perniagaan.
-Kepala surat
-Tarikh
-Nombor fail & nombor rujukan
-Nama & alamat penerima
-Untuk perhatian
-Tajuk surat
-Isi surat
-Penutup surat
-Tandatangan
Perkara yang perlu dititikberatkan dalam penulisan surat-
Nombor rujukan
-Gelaran terhadap pangkat
-Alamat penerima
-Tandatangan
•LAPORAN BERTULIS
Kelebihan
-Sebagai rekod
-Dapat menjelaskan sesuatu dengan lebih mendalam
-Memudahkan penerima mesej
•E-MEL
Kaedah pertukaran maklumat bertulis & mel suara dengan cepat melalui penggunaan terminal komputer yang telah dibangunkan dengan rangkaian kominukasi.Kelebihan e-mel:-
-Maklum balas cepat
-Dapat disimpan untuk dijadikan bukti
-Tingkatkan produktiviti dalam komunikasi
-Salinan dalam pelbagai bentuk
(D) BAHASA BADAN
Perlakuan kinestatik yang merangkumi pergerakan badan seperti perubahan air muka, pergerakan mata & bahasa isyarat
Jenis bahasa badan
•Kaki & tangan
•Gaya berjalan
•Kaedah sentuhan
•Berjabat tangan
•Pakaian
Komunikasi melalui mata:
-Menjelaskan kedudukan perasaan
-Mengawal perhubungan semasa komunikasi
-Satu arahan yang biasa
Ruang antara penghantar maklumat dengan penerima maklumat:
-ZON MESRA
Jarak lebih kurang 2 kaki antara kedua-duanya & sering digunakan ketika berkomunikasi di kalangan ahli keluarga terdekat @ orang tersayang
-ZON PERIBADI
Jarak antara 2-4 kaki ketika berkomunikasi terutamanya ketika bertemu dengan orang yang tidak dikenali
-ZON SOSIAl
Jarak antara 4-12 kaki. Zon in digunakan ketika melaksanakan kerja social &kebajikan
-ZON AWAM
Jarak yang melebihi 12 kaki. Zon ini sering digunakan ketika memberi ceramah,kuliah, syarahan, berlakon di atas pebtas.
MEDIA KOMUNIKASI
(A) MEDIA PERSENDIRIAN
Kaedah @ bentuk penyampaian maklumat yang digunakan oleh penghantaruntuk menghantar maklumat kepada penerimanya(B)MEDIA MASSA
ELEKTRONIK Televisyan, radio & internet
CETAK Majalah, surat khabar & buku
KOMUNIKASI BERKESAN
(A)PRINSIP KOMUNIKASI
•Pesanan terkawal
•Bahasa yang mudah difahami
•Tindakan yang tidak menimnbulkan ketidakselesaan
•Perhatian ditumpukan sepenuhnya
(B)KEMAHIRAN MENDENGAR
Proses penerimaan maklumat secara mental untuk difahami & diambil tindakan.Alat komunikasi:
-Menulis, membaca, bercakap & mendengar
Tujuan utama mendengar:
-Mewujudkan ikatan persaudaraan @ perhubungan
-Hiburan
-Pembelajaran
-Membuat keputusan
-Meluahkan @ menunjukkan perasaan yang dialami
EMPATI
Kebolehan seseorang untuk melihat pandangan orang lain2 matlamat mendengar secara empati:
-Sahkan perasaan
-Memahami situasi
-Memberi sokongan
-Bantuan untuk menyelesaikan masalah
Proses pendengaran:
-Cetusan rasa pendengaran
-Menginterprestasikan makna
-Menilai maklumat yang diterima
-Tindak balas terhadap maklumat yang diterima
Garisan panduan pendengaran:
-Elakkan mengganggu orang lain ketika bercakap
-Jangan menyampuk ketika orang lain bercakap
-Berfikiran terbuka
-Bertanya apabila perlu
Kemahiran mendengar:
-Mengawal emosi
-Menerima segala idea & pandangan
-Fikiran terbuka
-Mendengar engan pelbagai situasi
KEMAHIRAN BERUNDING
(A)DEFINISI BERUNDING
Proses yang melibatkan 2 pihak @ lebih untuk bertukar-tukar barangan @perkhidmatan dan berusaha untuk mencapai kata sepakat terhadap konflik yang timbul agar dipersetujui oleh kedua-dua pihak yabg terlibat.
(B)PRINSIP BERUNDING
RESPONSIF
•Rasional semasa berunding
BERSOPAN
•Beradab, prosedu & mengikut tatacaraSALING MEMBANTU
•Faham-memahami
HALANGAN & RINTANGAN KOMUNIKASI
(A) HALANGAN
Gangguan @ kebisingan dalam komunikasi
HALANGAN LUARAN
Tingkah laku, tindakan @ rungutan yang dibuat oleh penghantar maklumat semasamenyampaikan maklumat & persekitaran di mana komunikasi itu mengambil tempat seperti pasar borong yang bising.
HALANGAN DALAMAN
Kekurangan yang dihadapi oleh penerima maklumat @ pendengar itu sendiri.Berbentuk emosi, salah sangka, gaya @ ketika menerima maklumat, tidak berminatuntuk mendengar & rasa bimbang.
HALANGAN DALAM ORGANISASI:
Individu: disebabkan oleh individu berkenaan, seperti mempunyai andaian yangbercanggah, masalah semantic, emosi & kemahiran komunikasi
Organisasi: kekangan yang ada dalam organissasi yang kompleks, pengkhususanfungsian tugas pekerja, pelbagai objektif di pelbagai peringkat dalam organisasi &status perhubungan di kalangan ahli organisasi.
(B) FIZIKAL
Menyebabkan perselisihan faham antara penghantar & penerima
(C)PSIKOLOGIKAL
Menerima maklumat dalam bentuk ancaman supaya maklumat tidak diterimadengan betul.(D)SOSIALOGIKAL
Manusia sama dari segi lahiriah tetapi berbeza dari segi komunikasi
(E)SEMANTIK/ BAHASA
Masalah dalam komunikasi dari segi memahami maksud sebenarnya perkataanyang mempunyai maksud yang berbeza-beza
sumber : http://www.scribd.com/doc/13159719/Kemahiran-Komunikasi
II - SLIDE dan VIDEO
No comments:
Post a Comment